Pengurusan Persatuan / Kelab

1.  LATAR BELAKANG

1.1 Inisiatif dan usaha menubuhkan kelab atau persatuan yang dipimpin, diangotai dan digerakkan oleh murid-murid adalah selaras dengan harsat menggiatkan lagi pelaksanaan program aktiviti kokurikulum di sekolah-sekolah seluruh negara. Malah Peraturan 4 dalam Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Persatuan Sekolah ) 1998 seperti yang dimaktubkan dalam Warta Kerajaan P.U (A) 196 bertarikh 21 Mei 1998 menegaskan bahawa Guru Besar atau Pengetua, setelah menerima permohonan secara bertulis,hendaklah menubuhkan persatuan sekolah dari ketegoriyangberikut:

1.1.1 Mata pelajaran yang diajar di sekolah sebagaimana yang dinyatakan dalam Peraturan-    Peraturan Pendidikan (Kurikulum Kebangsaan) 1997,

 1.1.2 Hobi dan rekreasi;

1.1.3  Sukan dan permainan;

1.1.4  Badan beruniform; atau

1.1.5  Apa-apa persatuan lain yang diluluskan oleh pendaftar.

1.2   Usaha menubuhkan kelab atau persatuan di sekolah adalah juga usaha kependidikan yang penting, khususnya untuk menyemai dan memupuk prinsip, kaedah dan kemahiran kepimpinan di kalangan murid, di samping membangunkan diri mereka menjadi insan yang mewarisi dan menghayati keseluruhan ciri-ciri kecemerlangan murid yang tersurat dan tersirat dalam Falsafah Pendidikan Kebangsaan.

1.3   Sehingga kini inisiatif dan usaha sekolah menubuhkan kelab atau   persatuan yang dipimpin, dianggotai dan digerakkan oleh murid-murid amatlah menggalakkan. Inisiatif dan usaha ini akan memberi impaks yang lebih besar kepada penyemarakkan kegiatan kokurikulum sebagai sebahagian daripada program pendidikan di sekolah, apabila pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran murid-murid memimpin, mengurus dan mengoperasikan kelab atau persatuan yang ditubuhkan itu dipertingkatkan secara bersepadu dan berterusan.

2.   RASIONAL

Berdasarkan hakikat kejadian insan, setiap murid mempunyai bakat dan potensi untuk memimpin, sekurang-kurangnya untuk memimpin diri sendiri menjadi apa yang diinginkan. Walau bagaimanapun pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran memimpin, mengurus dan mengoperasikan sesuatu kelab atau persatuan bukanlah warisan semula jadi. Pengetahuan, kesungguhan dan kemahiran ini sebaliknya boleh diperolehi melalui proses-proses pengajaran dan pembelajaran formal dan tidak formal, pengalaman secara langsung, perkongsian pemikiran, pengalaman dan latihan.

3.  MATLAMAT

Agar dapat membantu guru dan murid-murid merancang dan melaksanakan dengan bermatlamat untuk melahirkan insan yang berwibawa, berketrampilan dan berkeyakinan tinggi sebagai pemimpin di sekolah dan berpotensi mengembangkan bakat dan upaya kepimpinan masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi dalam bidang-bidang yang diceburi pada masa akan datang.

4.  OBJEKTIF AM

Guru-Guru dan murid-murid akan:

4.1  Mengetahui dan memahami ciri-ciri dan  nilai-nilai  kepimpinan yang diperlukan untuk memimpin,  mengurus  dan  mengoperasikan kelab atau persatuan di sekolah.

4.2  Mengetahui dan memahami kaedah, stategi dan prinsip pengurusan kelab atau persatuan secara berkesan.

4.3  Mengetahui dan memahami kaedah dan stategi memimpin dan memotivasikan ahli-ahli kelab atau persatuan yang dipimpin

4.4  Mempunyai pengetahuan dan kemahiran merancang, mengelola, menyelia dan menilai aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan yang dipimpin.

4.5  Mempunyai keyakinan diri sebagai pemimpin yang berwibawa, berketrampilan dan berwawasan.

5 .  OBJEKTIF KHUSUS

5.1  Menjelaskan matlamat dan tujuan penubuhan kelab atau persatuan di sekolah dalam konteks kependidikan dan kepimpinan

5.2          Menjelaskan kaedah dan tatacara penubuhan kelab atau persatuan.

5.3          Menjelaskan kaedah dan tatacara pentadbiran dan pengurusan kelab atau persatuan

5.4          Menjelaskan kaedah dan tatacara pengurusan dan pengelolaan aktiviti dan kegiatan kelab atau persatuan di sekolah berdasarkan perancangan dan undang-undang.

5.5          Membentang dan menjelaskan ciri-ciri dan nilai-nilai asas kepimpinan.

5.6          Menjelaskan tanggungjawab dan peranan murid-murid sebagai warganegara berdasarkan Rujunegara, perlembagaan negara dan Wawasan 2020.

6.  KELAB ATAU PERSATUAN

6.1  Definisi:

Sesuatu entiti kumpulan yang berstruktur, berpelembagaan, berperaturan dan berkepimpinan yang dianggotai oleh murid-murid sekolah yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan yang sama serta bertujuan untuk saling bekerjasama, bantu membantu dan berkongsi sumber dalam melaksanakan aktiviti dan mencapai cita-cita serta matlamat yang telah ditetapkan dan dipersetujui bersama bagi memperkembangkan minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan masing-masing.

6.2  Tujuan penubuhan/pembentukan kelab atau persatuan:

6.2.1  Menggabungkan murid-murid yang mempunyai minat, kegemaran, hasrat dan kecenderungan  yang sama supaya murid-murid berpeluang dan berkesempatan:

a.  Merancang dan melaksanakan aktiviti  dan  kegiatan  secara berkumpulan.

b.  Berkongsi pengetahuan dan pengalaman dalam bidang yang diminati dan digemari.

c.   Menetapkan matlamat yang dipersetujui dan dilaksanakan bersama.

d.   Berkongsi sumber dan peralatan.

e.   Mewujudkan peluang kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi kepimpinan 

f.    Mewujudkan wahana kepada murid-murid mengembangkan bakat dan potensi masing-masing ke peringkat yang lebih tinggi

7.  BAGAIMANA MENUBUHKAN KELAB ATAU PERSATUAN

7.1     Murid-murid membentuk jawatankuasa penaja untuk menetapkan:-

7.1.  Tujuan dan matlamat

7.1.2 Aktiviti dan kegiatan

7.1.3      Peraturan

7.1.4      Perlembagaan 

7.2   Jawatankuasa penaja menulis permohonan rasmi kepada Pengetua atau Guru Besar dengan menyertakan dokuman yang telah ditetapkan di atas.

7.3   Mendapatkan kelulusan daripada Pengetua atau Guru Besar

7.4   Mendaftarkan ahli-ahli kelab atau persatuan yang telah diluluskan oleh Pengetua atau Guru Besar

7.5    Mengadakan Mesyuarat Agung penubuhan dengan :

7.5.1  Memilih Ahli Jawatankuasa

7.5.2  Merancang aktiviti tahunan kelab atau persatuan

7.5.3 Pengesahan dokumen kelab atau persatuan

7.6   Mengoperasikan kelab atau persatuan

8.  PENGURUSAN KEWANGAN

8.1  Pengenalan
8.1.1  Pengurusan Kewangan adalah satu perkara pokok dan paling penting dalam sesebuah kelab atau persatuan

8.1.2  Tanpa  pengurusan  kewangan  yang  baik dan sempurna maka perjalanan persatuan atau kelab berkenaan akan pincang dan akhirnya terus berkubur.

8.2  Objektif

8.2.1  Memberi pendedahan kepada pelajar khususnya kepada Bendahari kelab/persatuan dalam menguruskan kewangan secara sistematik.

8.2.2   Melahirkan pelajar yang yang celik pengurusan kewangan

8.2.3  Dapat melincinkan perjalanan sesebuah kelab/persatuan dalam menjalankan sebarang aktiviti yang telah dirancangkan

8.3  Tugas Bendahari dan Penolong Bendahari

8.3.1  Menyediakan ‘cash book’ (Buku Tunai)

a.  Buku Resit,

b.  Borang Pesanan Barang,

c.   Borang Baucar Bayaran.

8.3.2  Menyediakan sebuah fail kewangan dan juga tempat menyimpan fail, buku resit, baucar bayaran, borang pesanan dan bil-bil yang sempurna.

8.3.3  Bendahari kelab/persatuan  perlu mencatat  segala perkara  yang  hendak  dibeli/dipesan dengan mengisi Borang Pesanan

8.3.4  Mempastikan pengerusi/setiausaha telah membuka akaun persatuan

8.3.5  Membuat   pungutan yuran/derma keahlian dan sumbangan khusus bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

8.3.6  Menyediakan Borang Pesanan 

8.3.7   Apa yang patut dilakukan apabila menerima duit/wang?

a.  Keluarkan resit

b.  Rekodkan dalam ‘cash book’

c.  Menyimpan wang dalam Bank/Guru Penasihat dengan segera sekiranya melebihi had yang dibenarkan. (RM 30.00)

8.3.8   Setiap pembelian barang melebihi had yang dibenarkan (RM 30.00) hendaklah mendapatkan kebenaran daripada Guru Penasihat.

8.3.9    Bendahari juga perlu membuat anggaran perbelanjaan bagi sesuatu program.

8.3.10   Pembentangkan laporan kewangan dalam mesyuarat.

8.3.11   Mengadakan Baucar Pembayaran. 

a.  Baucar Pembayaran hendaklah dibuat dalam 2 salinan.  Salinan asal simpanan sekolah (kelab/persatuan) dan kedua kepada penerima.

b.  Masukkan butir-butir tentang perkhidmatan/bekalan yang telah dilaksanakan/dibekalkan beserta tarikh.

c.  Setiap baucar pembayaran dimestikan disertakan bil pembelian barang.

d.  Jumlah pembayaran dalam angka dan perkataan.

e.   Dapatkan resit pembayaran daripada pembekal atau pekedai.

f.   Tandatangan guru penasihat yang meluluskan dan tarikh.

g.   Jika bil asal hilang, pembayaran hendaklah dibuat terhadap bil salinan yang diperakui oleh guru penasihat .

h.  Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, baucar dan dokumen sokongan hendaklah ditebuk/dicop “SUDAH BAYAR” berserta tarikhnya bagi mengelak pembayaran dua kali.

i.  Baucar-baucar pembayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan mengikut nombor siri.

8.3.12   Menyediakan Penyata Kewangan Berakhir 31 Ogos pada setiap tahun untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Agung Tahunan 

a.  Pastikan Buku Tunai (Cash Book) telah dikemaskinikan dan ditutup.

b.  Pastikan adanya Penyata Kewangan Tahunan Kelab/Persatuan  sekolah yang telah diaudit bagi tahun sebelumnya atau jika tidak, gunakan penyata yang belum diaudit.

c.  Sediakan format Penyata Kewangan Tahunan.(ada wang terima dan ada wang keluar serta baki ditangan dan juga baki dibank.

d.  Dapatkan tandatangan Pemeriksa Kira-Kira bagi mengesahkan bahawa segala butiran dalam Penyata Tahunan itu adalah benar  atau sahih.

8.3.13   Menyemak Buku Tunai (cash book) pada setiap hujung bulan
Menyimpannya di tempat yang selamat dan berkunci.

8.3.14   Sekiranya persatuan dibubarkan, bendahari hendaklah membelanjakan wang baki mengikut sebagaimana yang diputuskan dalam mesyuarat agung.

8.3.15   Penyalahgunaan wang persatuan adalah satu kesalahan yang serius dan boleh dikenakan tindakan tatatertib

8.4  Tugas Pemeriksa Kira-Kira

8.4.1  Menyemak Buku Tunai pada setiap hujung bulan

8.4.2  Memberikan teguran kepada Bendahari sekiranya berlaku butiran salah.

8.4.3  Menandatangani Penyata Tahunan Berakhir 31Ogos setiap tahun.

8.4.4  Bertanggungjawab ke atas Penyata Tahunan yang telah ditandatanganinya itu

9.  PENGURUSAN MESYUARAT

9.1  Mesyuarat Agung.

9.1.1  Mengedarkan  surat  jemputan Mesyuarat Agung Kelab diedarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan (Lampiran C) dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu.

9.1.2   Atur cara Majlis Mesyuarat Agung

a.   Ucapan Alu-aluan

b.   Ucapan Penasihat Kelab

c.    Ucapan Perasmian

d.    Mesyuarat agung

9.1.3    Agenda Mesyuarat Agung

a.    Ucapan Pengerusi Mesyuarat

b.    Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat agung yang lalu.

c.   Membentangkan laporan tahunan.

d.    Membentangkan dan mengesahkan laporan kewangan

e.    Pemilihan Ahli Jawatankuasa

i.              Pengerusi

ii.             Naib Pengerusi

iii.            Setiausaha

iv.           Penolong Setiausaha

v.            Bendahari

vi.           Penolong Bendahari                                      
vii.          Ahli Jawatankuasa (5 – 7 orang)                

viii.         Pemilihan dua orang juru audit

f.   Membahaskan usul-usul yang diterima

g.   Ucapan penangguhan

9.2  Mesyuarat Agung Luar Biasa

Mesyuarat Agung Luar Biasa/Tergempar boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa bagi membincangkan satu agenda sahaja.  Notis hendaklah disiarkan dua minggu sebelum diadakan.

Mesyuarat ini juga boleh diadakan kerana:

9.2.1  Permintaan bertulis 2/3 ahli

9.2.2  Pengerusi memikirkan perlunya mesyuarat diadakan.

9.3  Mesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh dijalankan sekiranya cukup korum (2/3 daripada ahli jawatankuasa). Mesyuarat ini hendaklah dihadiri oleh Guru Penasihat yang dilantik oleh Pengetua. Notis panggilan mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu minggu.

Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara berikut:

9.3.1    Ucapan Pengerusi.

9.3.2    Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.

(Contoh minit mesyuarat jawatankuasa – Lampiran F)

9.3.3   Perkara berbangkit.

9.3.4    Laporan biro-biro.

9.3.5    Laporan kewangan.

9.3.6    Hal-hal lain.

9.4  Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Projek

Agenda Mesyuarat

9.4.1  Ucapan Pengerusi

9.4.2  Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

9.4.3    Perkara-perkara berbangkit

9.4.4  Membincangkan hal projek 

a.  Tarikh

b.  Hari

c.  Masa
d.  Tempat

9.4.5    Melantik ahli jawatankuasa projek

9.4.6    Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek

9.4.7    Kewangan projek

9.4.8    Hal-hal lain.

10.  PENGURUSAN FAIL 
10.1  Fail Induk Kelab / Persatuan

10.1.1  Surat Permohonan menubuhkan Unit Pakaian Seragam, Kelab/ Persatuan dan Sukan/Permainan daripada guru/murid disertakan bersama :

a.  Draf perlembagaan

b.  Draf aktiviti asas

c.  Senarai Jawatankuasa Penaja

10.1.2  Surat kelulusan penubuhan daripada Pengetua/Guru Besar selaku Penolong Pendaftar Sekolah. Ada penyataan kelulusan penubuhan.

10.1.3  Surat pelantikan sebagai Guru Pemimpin/Penasihat. Ada penyataan penurunan kuasa pengelolaan dan penyeliaan.

10.1.4  Minit Mesyuarat Agung penubuhan.

10.1.5  Perlembagaan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.6  Senarai jawatankuasa yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.7  Perancangan aktiviti asas yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.8  Jadual aktiviti tahunan yang disahkan oleh Pengetua/Guru Besar.

10.1.9  Senarai keahlian yang disahkan oleh Guru Pemimpin.

10.1.10  Surat permohonan mengutip derma keahlian daripada Bendahari.

10.1.11  Surat kelulusan mengutip derma daripada Pengetua/Guru Besar.

10.1.12  Akaun kewangan/belanjawan yang disahkan.

10.1.13  Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

10.1.14  Surat kelulusan untuk menjadi ahli gabungan daripada Pengetua/ Guru Besar.

10.1.15  Surat permohonan untuk menjadi ahli gabungan kepada Badan Induk.

10.1.16  Surat penerimaan menjadi ahli gabungan daripada Badan Induk.

10.1.17  Minit-minit mesyuarat yang diadakan.

10.1.18  Surat-surat pekeliling yang berkaitan daripada:

a.  Kementerian Pendidikan Malaysia

b.  Jabatan Pendidikan Negeri

c.   Pejabat Pendidikan Daerah

d.  Sekolah

10.1.19  Dokumen pencapaian cemerlang ahli-ahli.

10.1.20  Laporan setiap aktiviti.

10.1.21  Laporan tahunan. (Lampiran H)

10.1.22  Daftar penilaian bagi setiap ahli.

10.1.23  Surat penyerahan kembali kuasa dan perlantikan sebagai Guru Pemimpin daripada Guru Pemimpin kepada Pengetua/Guru Besar.

10.1.24  Stok dan inventori.

10.1.25  Sampel-sampel Sijil/Surat Penghargaan.

10.2  Fail Pengerusi

10.2.1  Maklumat ahli

10.2.2  Senarai ahli jawatankuasa dan senarai penasihat

                 10.2.3   Perlembagaan kelab

                

                 10.2.4   Minit mesyuarat

                 

                   10.3    Fail Setiausaha

10.3.1  Minit mesyuarat

                  10.3.2  Surat-surat berkaitan kelab

                  10.3.3  Buku-buku panduan kelab

                  10.3.4  Perlembagaan kelab

                  10.3.5  Maklumat ahli

                  10.3.6  Senarai ahli jawatankuasa dan guru penasihat

                  10.3.7  Laporan Mingguan

10.4     Fail Kewangan (Bendahari)

10.4.1  Penyata kira-kira kewangan kelab

                  10.4.2  Bil-bil pembelian.